Rechnung erstellen

Wie stelle ich eine ordnungsgemäße Rechnung?

Die praktische Erfahrung zeigt, dass viele Shop-Betreiber falsche oder nicht vollständige Rechnungen an ihre Kunden verschicken. Dieses ist keinesfalls nur eine Lappalie! Durch solche falschen Rechnungen kann es passieren, dass Sie ihren Vorsteuerabzug verlieren. Ebenso kommt ein Kunde mit einer Rechnung nur in Verzug, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung erstellt wurde.

Im Folgenden haben wir daher für Sie die notwendigen Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Rechnung auf einen Blick zusammengefasst.

Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Rechnung

  1. Vollständiger Name und Anschrift des Shop-Betreibers und des Kunden
  2. Mitteilung der Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  3. Rechnungsdatum
  4. Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben werden darf
  5. Genaue Bezeichnung des Leistungsgegenstandes, wie etwa Menge und Art der gelieferten Ware oder Dienstleistung
  6. Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung
  7. Entgelt (Nettopreis der Ware) für die Lieferung aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
  8. Boni, Skonti, Rabatte: Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG ist in der Rechnung jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts anzugeben, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
  9. Die Umsatzsteuer (Grds. derzeit 19 %, für bestimmte Waren/Leistungen zählt aber der vergünstigte Steuersatz von 7 %!)

Aufbewahrung von Rechnungen.

Ein Unternehmer muss gemäß § 14 UStG ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat sowie alle Rechnungen, die er erhalten, oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre lang aufzubewahren, wobei eine elektronische oder bildliche Speicherung bei Vernichtung der Originalrechnung unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren!

Private  die von Unternehmern für eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren.

Auf diese neue Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen!

Achtung die Rechnungen müssen über den gesamten Zeitraum von 10 Jahren gut lesbar sein. Rechnungen auf Thermopapier (z.B. Tankquittungen) haben häufig den Nachteil, dass die Schrift bereits nach kurzer Zeit verblasst und nicht mehr lesbar ist. Deshalb ist dringend zu empfehlen, diese Rechnungen zeitnah auf normales Papier zu kopieren und die Kopie zur Originalrechnung zu heften.

Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen

Es besteht auch die Möglichkeit eine Rechnung in elektronischer Form zu stellen. Hierfür gelten besondere Voraussetzungen. Zunächst einmal muss der Rechnungsempfänger dieser Form zugestimmt haben.  Auch bei Rechnungen in elektronischer Form müssen die Pflichtangaben, wie Name u. Anschrift der Firma, Registergericht, etc. angegeben werden, da es sich insoweit um Geschäftsbriefe handelt.

Bei einer elektronisch übermittelten Rechnung, müssen nach§ 14 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz sowohl die Echtheit der Herkunft als auch die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet werden.

Dies kann gewährleistet werden durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz in der jeweils geltenden Fassung, oder einen elektronischen Datenaustausch (EDI – Electronic Data Interchange)

Rechnungen per Telefax:

Bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax ist nur die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax nach Abschnitt 184a Abs. 5 Satz 3 Umsatzsteuerrichtlinien zulässig! Weiter ist der Rechnungsaussteller verpflichtet, einen Ausdruck in Papierform aufzubewahren. Dies ist für die Anerkennung zum Zweck des Vorsteuerabzugs notwendig.

Es gibt eine Reihe weiterer Vorschriften, deren Nichtbeachtung eine Abmahnung zur Folge haben kann. Unsere Kanzlei berät Sie umfassend, um ihren Online-Shop rechtssicher zu gestalten. Unser Angebot umfasst die komplette Prüfung bestehender Shops.  Als weiteres Angebot bieten wir Ihnen ebenso an für ihren Shop angepasste AGB sowie die Erstellung vorgeschriebener Informations- und Kennzeichnungspflichten. Letztlich bieten wir ebenso an, ihren Shop ständig zu betreuen und sie fortlaufend über die rechtlichen Neuerungen zu informieren.

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